Trong bối cảnh chuyển đổi số tăng tốc tại Việt Nam, doanh nghiệp đang đối mặt với áp lực ngày càng lớn: tối ưu chi phí, nâng cao năng suất và xây dựng hệ thống vận hành ổn định. Tự động hóa quy trình trở thành ưu tiên hàng đầu, đặc biệt đối với nhóm doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME). 

 

Trí tuệ nhân tạo (AI) đóng vai trò trung tâm trong xu hướng này khi giúp doanh nghiệp giảm bớt các tác vụ thủ công, chuẩn hóa quy trình và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Bài viết phân tích vai trò của AI trong tự động hóa quy trình, bối cảnh thị trường Việt Nam. 

 

1.Vì sao doanh nghiệp Việt Nam cần tự động hóa quy trình?

 

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, doanh nghiệp Việt Nam — đặc biệt là nhóm SME — đang phải hoạt động trong môi trường biến động nhanh, nguồn lực hạn chế nhưng áp lực tăng trưởng lại lớn hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp hiện nay vẫn dựa vào những công cụ văn phòng cơ bản hoặc những nhóm chat rời rạc để quản lý công việc.

Cách vận hành thủ công này khiến thông tin bị phân tán, nhiệm vụ dễ bị bỏ sót, quy trình không có hệ thống, và đặc biệt là không thể kiểm soát tiến độ một cách minh bạch. Khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng hoặc có thêm dự án mới, những lỗ hổng này lập tức bộc lộ rõ.

---

1.1 Nhu cầu tối ưu vận hành tăng mạnh. 

 

Theo Báo cáo Việt Nam 2024 của Bộ Kế hoạch & Đầu tư, 72% doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp khó khăn trong quản lý vận hành nội bộ, đặc biệt ở ba điểm nghẽn chính:

• Giao việc thiếu hệ thống

• Kiểm soát tiến độ không theo thời gian thực

• Quy trình báo cáo tốn nhiều thời gian và thiếu nhất quán

 

Trong khi đó, doanh nghiệp phải liên tục đối mặt với chi phí vận hành tăng, áp lực tuyển dụng và yêu cầu cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Thêm vào đó, 81% doanh nghiệp mong muốn ứng dụng công nghệ để giảm tải nhân sự và tăng năng suất (VCCI – Báo cáo Chuyển đổi số Doanh nghiệp 2023). Điều này cho thấy tự động hóa không còn là “một lựa chọn”, mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp duy trì sức cạnh tranh.

---

1.2 Giá trị độc đáo cho thị trường Việt Nam

 

Mô hình SME tại Việt Nam có những đặc điểm rất riêng:

• Nhân sự ít, kiêm nhiệm nhiều

• Tài chính hạn chế, không đủ nguồn lực vận hành hệ thống phức tạp

• Dễ biến động theo thị trường và dòng tiền

 

 

 

 

 

Vì vậy, một giải pháp tự động hóa phù hợp cho doanh nghiệp Việt Nam không nhất thiết phải là hệ thống lớn và đắt đỏ. Điều doanh nghiệp cần là:

• Dễ triển khai, không tốn thời gian đào tạo

• Linh hoạt theo quy mô hoạt động

• Tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu suất

• Tự động hóa được các đầu việc lặp lại, giải phóng nhân sự cho những công việc tạo giá trị cao

 

---

1.3 Định hướng từ cơ quan quản lý nhà nước

 

Tín hiệu từ Chính phủ cũng cho thấy tự động hóa sẽ trở thành xu hướng tất yếu. Theo Báo cáo Chuyển đổi số Quốc gia 2024, Bộ Thông tin & Truyền thông nhấn mạnh:

Doanh nghiệp cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ và tự động hóa quy trình để nâng cao năng suất lao động trong giai đoạn 2025–2030.

Điều này có nghĩa là hệ sinh thái hỗ trợ doanh nghiệp — từ chính sách, hạ tầng công nghệ đến chương trình đào tạo — sẽ tiếp tục được mở rộng. Đây là thời điểm “vàng” để doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi, tránh bị tụt lại trong làn sóng số hóa trên toàn thị trường.

2. Vai trò của trí tuệ nhân tạo (AI) trong phần mềm tự động hóa quy trình

 

Đối với SME Việt Nam—nơi nhiều nhân sự kiêm nhiều vai trò—khả năng gợi ý bước tiếp theo còn giúp chuẩn hóa quy trình, đảm bảo mọi người thực hiện đúng trình tự dù không có bộ phận quản lý trung gian giám sát liên tục.

 

2.1. Tự động hóa tác vụ lặp lại

 

AI không chỉ thực hiện các hành động theo mẫu có sẵn mà còn có khả năng hiểu ngữ cảnh và xử lý nhiều tác vụ mang tính lặp lại—những thứ vốn tiêu tốn rất nhiều thời gian của nhân sự văn phòng.

Trong thực tế, AI có thể tự động tạo nhiệm vụ mới dựa trên nội dung cuộc họp, giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng họp xong nhưng không ai ghi lại trách nhiệm cụ thể. Bên cạnh đó, hệ thống nhắc deadline tự động hỗ trợ đội ngũ hạn chế tình trạng quên hoặc chậm tiến độ, đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp không có đội ngũ quản lý trung gian đông đảo.

Tính năng phân loại công việc theo mức độ ưu tiên cũng là yếu tố cần thiết trong môi trường có nhiều đầu việc. AI dựa trên lịch trình, tình trạng dự án và mối liên hệ giữa các nhiệm vụ để xác định trọng tâm cần xử lý trước. Ngoài ra, AI còn gợi ý bước tiếp theo trong quy trình dựa trên những mô hình mà hệ thống học được từ hành vi vận hành của doanh nghiệp, góp phần chuẩn hóa quy trình ngay cả khi có sự thay đổi nhân sự.

Nhu cầu tự động hóa này xuất phát từ thực tế rằng một nhân viên văn phòng trung bình dành khoảng 30–40% thời gian cho các tác vụ lặp lại (theo McKinsey Global Institute). Với SME Việt Nam vốn hạn chế nguồn lực, tự động hóa là phương pháp giảm tải rõ rệt cho bộ phận vận hành.

 

Cách AI được áp dụng:

• Tự động tạo nhiệm vụ dựa trên nội dung cuộc họp hoặc tin nhắn
• Nhắc deadline theo thời gian thực dựa trên tiến độ công việc
• Phân loại mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ
• Gợi ý bước tiếp theo trong quy trình làm việc

 

 

AI có khả năng phân tích nội dung hội thoại, văn bản hoặc lịch họp để nhận diện các hành động cần thực hiện. Điều này giúp loại bỏ thao tác nhập liệu thủ công, vốn là nguyên nhân gây ra nhiều sai sót hoặc chậm tiến độ. Việc nhắc deadline tự động và phân loại mức độ ưu tiên giúp nhân sự xử lý công việc một cách tập trung, không bị phân tán bởi quá nhiều đầu việc nhỏ lẻ.

 

2.2. Tối ưu luồng thông tin (Workflow Optimization)

 

Ngay cả khi doanh nghiệp có quy trình tương đối đầy đủ, luồng thông tin giữa các phòng ban vẫn thường là điểm nghẽn khiến tiến độ kéo dài. AI giải quyết vấn đề này bằng khả năng phân tích luồng công việc hiện tại, từ đó xác định những bước chậm, những phòng ban đang quá tải hoặc các vòng phê duyệt không cần thiết.

Dựa trên dữ liệu này, AI đề xuất những thay đổi giúp quy trình trở nên mượt mà hơn, chẳng hạn như rút ngắn số bước phê duyệt, phân bổ nhiệm vụ sang bộ phận phù hợp hoặc tự động điều hướng tài liệu đến đúng người. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp thương mại, logistics và xuất nhập khẩu—những ngành mà tốc độ xử lý chứng từ và luồng phê duyệt có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và cơ hội kinh doanh.

Việc tối ưu hóa này giúp giảm đáng kể độ trễ thông tin, tăng tính minh bạch trong phối hợp nội bộ và giảm nhu cầu họp hành, từ đó nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban.

 

Cách AI được áp dụng:

• Phân tích luồng xử lý hiện tại để phát hiện điểm nghẽn
• Tự động đề xuất mô hình quy trình hiệu quả hơn
• Điều hướng tài liệu, yêu cầu hoặc nhiệm vụ đến đúng người
• Tái cấu trúc quy trình dựa trên dữ liệu vận hành thực tế 

   

   

   

  

 

 

Luồng thông tin trong doanh nghiệp thường bị gián đoạn khi thông tin đi qua nhiều phòng ban hoặc phụ thuộc vào phê duyệt của cấp quản lý. AI có khả năng theo dõi toàn bộ hành trình của một quy trình, từ đó phát hiện các giai đoạn bị trì trệ, bước thừa hoặc vấn đề phân bổ nhân sự chưa phù hợp.

Tinh năng điều hướng tự động đặc biệt hữu ích trong các doanh nghiệp thương mại, logistics và sản xuất—nơi yêu cầu xử lý chứng từ và điều phối công việc diễn ra liên tục. Khi AI rút ngắn thời gian chờ duyệt và đảm bảo thông tin đến đúng người ngay lập tức, hiệu suất vận hành tăng đáng kể.

 

2.3. Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu

 

Dữ liệu trong doanh nghiệp thường nằm rải rác ở nhiều nguồn khác nhau: tài liệu, email, file Excel, hệ thống quản lý dự án, tin nhắn nội bộ… Việc tổng hợp thủ công không chỉ mất thời gian mà còn dễ dẫn đến sai lệch. AI đóng vai trò quan trọng khi có thể tự động tập hợp và phân tích toàn bộ dữ liệu này, sau đó chuyển thành insight dễ hiểu cho lãnh đạo và các bộ phận vận hành.

Ví dụ, AI có thể tự động tạo báo cáo tiến độ dự án, phân tích mức độ tải của từng nhân sự, xác định phòng ban đang chậm tiến độ hoặc phát hiện những xu hướng bất thường trong hệ thống. Theo nghiên cứu của Google Cloud Vietnam (2024), doanh nghiệp ứng dụng AI trong phân tích dữ liệu có thể rút ngắn 30–40% thời gian xử lý thông tin so với phương pháp truyền thống.

Điều này đặc biệt hữu ích cho lãnh đạo SME tại Việt Nam—những người vốn phải kiêm nhiều vai trò và cần đưa ra quyết định nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác. Data-driven decision-making giúp doanh nghiệp phản ứng tốt hơn trước biến động thị trường, tối ưu nguồn lực và xây dựng chiến lược dài hạn.

 

Cách AI được áp dụng:

• Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn nội bộ
• Phân tích xu hướng hoạt động theo thời gian
• Đưa ra cảnh báo hoặc gợi ý dựa trên mô hình đã học
• Tạo báo cáo tự động theo từng phòng ban/dự án
  

 

 

Trong các doanh nghiệp thương mại – logistics – sản xuất, việc xử lý dữ liệu thủ công gây ra nhiều độ trễ và thiếu chính xác. AI giải quyết vấn đề này bằng khả năng thu thập và phân tích dữ liệu nhanh hơn nhiều lần so với phương pháp truyền thống.

AI không chỉ tổng hợp dữ liệu mà còn phát hiện xu hướng bất thường: dự án nào chậm, phòng ban nào quá tải, nhóm nào đang chạy hiệu quả. Những insight này giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn.

 

2.4. Giảm thời gian họp – tăng hiệu quả phối hợp

 

AI khắc phục hoàn toàn vấn đề này bằng cách tự động ghi chú trong suốt cuộc họp, trích xuất những quyết định quan trọng và phân tích nội dung để tạo ra danh sách nhiệm vụ dành cho từng nhân sự. Điều này giúp cuộc họp trở thành một chuỗi hành động thực tế thay vì chỉ là trao đổi thông tin.

 

Theo báo cáo Work Trend Index 2025 của Microsoft Việt Nam, doanh nghiệp ứng dụng AI vào quá trình ghi chú và tóm tắt cuộc họp có thể tiết kiệm từ 30–50% thời gian xử lý hậu họp. Lợi ích này giúp giảm tải đáng kể cho nhân sự, đồng thời tăng tốc độ phối hợp đa phòng ban và giảm nguy cơ hiểu sai thông tin.

 

Cách AI được áp dụng:

• Tự động ghi chú và tóm tắt nội dung cuộc họp
• Trích xuất các quyết định quan trọng
• Tự động tạo nhiệm vụ từ nội dung cuộc họp
• Phân loại trách nhiệm và gửi đến đúng người liên quan

 

 

Họp nhiều nhưng không hiệu quả là vấn đề phổ biến tại doanh nghiệp Việt Nam. Nhân sự thường mất nhiều thời gian ghi chép nhưng lại dễ bỏ sót các quyết định quan trọng. AI Meeting Notes giúp giải quyết triệt để vấn đề này bằng việc ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp và tự động tạo danh sách hành động dành cho từng người.

Nhờ đó, nhân sự không phải dành thời gian soạn biên bản hay phân công thủ công, mà có thể tập trung vào việc phân tích và triển khai.

 

3. LarkSuite: Ví dụ điển hình về nền tảng tích hợp AI trong tự động hóa quy trình.

 

LarkSuite không chỉ là nền tảng giao tiếp nội bộ với các chức năng quen thuộc như chat, họp và chia sẻ tài liệu. Trong những năm gần đây, hệ thống này đã phát triển mạnh theo hướng trở thành nền tảng vận hành hợp nhất tích hợp AI, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, cải thiện hiệu suất và giảm gánh nặng thủ công cho đội ngũ vận hành. Đây là lý do LarkSuite được xem là một trong những nền tảng phù hợp nhất cho mô hình doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là SME.

 

 

3.4. Tính ứng dụng của LarkSuite trong doanh nghiệp Việt Nam

 

Phần lớn SME Việt Nam gặp vấn đề trong việc tiêu chuẩn hóa quy trình và duy trì sự nhất quán trong vận hành. Nhờ tích hợp AI, LarkSuite giúp doanh nghiệp giải quyết các điểm nghẽn phổ biến như trôi thông tin, sai sót trong giao việc, thiếu minh bạch trong tiến độ và chậm phê duyệt.

 

Đặc điểm phù hợp:

• Tự động hóa hỗ trợ SME vốn hạn chế nhân lực quản lý
• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng – phù hợp mọi phòng ban
• Không phụ thuộc vào kỹ thuật phức tạp → dễ triển khai trên diện rộng
• Chi phí tối ưu so với nhiều nền tảng automation quốc tế.

Việc triển khai không yêu cầu đội ngũ IT hoặc cấu hình phức tạp, cho phép doanh nghiệp bắt đầu tự động hóa chỉ trong vài ngày. Điều này khiến LarkSuite trở thành lựa chọn khả thi hơn so với các giải pháp cao cấp nhưng khó áp dụng trong môi trường SME Việt Nam.

 

4. Các nền tảng tích hợp AI khác trên thị trường.

Trong hệ sinh thái phần mềm làm việc hiện nay, nhiều nền tảng đã bắt đầu tích hợp AI nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa một phần quy trình. Tuy nhiên, mức độ phù hợp với thị trường Việt Nam – đặc biệt là nhóm SME – lại rất khác nhau. 

 

4.1. Slack AI – Hỗ trợ giao tiếp nhưng hạn chế về quy trình

 

Slack được sử dụng rộng rãi ở thị trường Mỹ và châu Âu, nhưng tại Việt Nam, nó gặp hạn chế ở khả năng đáp ứng nhu cầu “vận hành thống nhất”. Doanh nghiệp buộc phải tích hợp thêm nhiều ứng dụng bên ngoài (Asana, Jira, Notion…) để có workflow hoàn chỉnh.

 

Đặc điểm chính:

• AI của Slack chủ yếu tập trung vào tóm tắt tin nhắn, gợi ý phản hồi, và truy xuất thông tin nhanh.
• Không có hệ thống workflow mạnh, không tích hợp sẵn quản lý dự án hay cơ sở dữ liệu nội bộ.
  

 

 

 

Điều này làm tăng chi phí, phức tạp hóa đào tạo và khiến SME khó triển khai trên diện rộng.

 

4.2. Notion  – Mạnh về quản lý tri thức nhưng không phải nền tảng vận hành hợp nhất.

 

Mặc dù Notion mạnh về xử lý tài liệu, nhưng nó không phải phần mềm dành cho vận hành doanh nghiệp. Các chức năng giao việc, họp trực tuyến, chat nội bộ, kiểm soát tiến độ và phân quyền phức tạp vẫn còn hạn chế.

 

Đặc điểm chính:

• Tốt cho ghi chú, xây hệ thống tri thức, quản lý tài liệu.
• AI hỗ trợ viết nội dung, tổng hợp tài liệu, phân loại ghi chú.

 

Điều này khiến Notion phù hợp với startup công nghệ hoặc đội ngũ content, nhưng chưa phải giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp thương mại, sản xuất hoặc logistics — những ngành đòi hỏi luồng quy trình rõ ràng và sự phối hợp đa phòng ban.

 

5. Kết luận

Bên cạnh việc ứng dụng AI vào phân tích dữ liệu cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng hơn. Khả năng tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn giúp giảm thiểu sai lệch và tạo nên một hệ thống vận hành có khả năng phản ứng linh hoạt trước biến động thị trường. Ngoài ra, tính năng ghi chú và tóm tắt cuộc họp tự động cũng góp phần tiết kiệm thời gian hậu họp, giúp nhân sự tập trung hơn vào những hoạt động mang tính chiến lược.

Có thể thấy, AI không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp xử lý tác vụ mà còn đóng vai trò định hình lại cách thức vận hành nội bộ. Một hệ thống tự động hóa quy trình hiệu quả cho phép doanh nghiệp xây dựng nền tảng làm việc thông minh hơn, tăng năng suất và giảm chi phí — ba yếu tố quan trọng trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp Việt Nam giai đoạn chuyển đổi số.

 

SAIGON TRADE liên tục cập nhật các báo cáo, insight thị trường và xu hướng chuyển đổi số giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội và vận hành hiệu quả hơn.

Facebook: https://www.facebook.com/saigontradevn

Instagram: https://www.instagram.com/saigontrade/ 

WhatsApp: +84 93 963 25 25

 

6. Nguồn tham khảo (bắt buộc)

• Bộ KH&ĐT – Báo cáo SME Việt Nam 2024
• VCCI – Báo cáo Chuyển đổi số doanh nghiệp 2023
• Microsoft Vietnam – Work Trend Index 2025
• Bộ TT&TT – Báo cáo Chuyển đổi số Quốc gia 2024
• Google Cloud Vietnam – Ứng dụng AI trong tối ưu vận hành
• LarkSuite Official Blog 2024–2025
• Digital Workplace Vietnam – Lark AI Updates